L’organisation d’un spectacle ou un concert : conseils et démarches

L’organisation d’un spectacle ou un concert

Vous pouvez organiser un spectacle ou un concert en vertu de la loi de 1901 sur les particuliers ou les associations, bien qu’il soit préférable d’engager un professionnel appelé entrepreneur de spectacles.

Cependant, l’organisation d’un spectacle ou un concert demande beaucoup de préparatifs à travers de nombreuses tâches à accomplir. Voici toutes les étapes essentielles pour la bonne réussite de votre spectacle ou concert. 

Définir le public cible

Avant d’organiser un spectacle ou un concert, vous devez définir au préalable le public cible. Pour cela, vous devez vous poser la question suivante : à qui s’adresse votre événement ? En répondant à cette question, vous pouvez définir le public visé pour le spectacle ou le concert : public plutôt âgé, jeune, familial, etc. Pour que l’événement soit une réussite, vous devez aussi penser au nombre de personnes que votre spectacle ou concert pourrait accueillir ainsi que sa fréquentation. 

Le choix du lieu

Une fois que vous avez défini votre public cible, vous devez maintenant trouver le lieu qui pourra l’accueillir. En effet, le choix est varié : salle de concerts, espace public, salle polyvalente, espace plein air, etc. Cependant, le choix du lieu doit correspondre à la nature de l’événement ainsi qu’à la saison.

Vous devez aussi choisir le lieu du spectacle ou du concert en fonction de votre objectif de fréquentation ainsi que l’ampleur de l’évènement. Dans tous les cas, il est primordial de vérifier que le lieu qui accueille votre manifestation artistique respecte les normes en vigueur, en matière de sécurité, d’accessibilité et d’accueil du public. 

Le choix des artistes

La réussite de votre événement dépend aussi de votre choix concernant les artistes. En sollicitant des artistes bénévoles, on parlera d’un spectacle amateur. Vous pouvez aussi faire appel à des artistes professionnels, mais dans ce cas, vous devez penser à leurs rémunérations.

En engageant un artiste professionnel, vous devez rédiger un contrat de travail en bonne et due forme et effectuer les démarches obligatoires pour leur embauche auprès du GUSO. Si vous voulez engager un artiste de renom, vous devez donc vous adressez auprès de son agent ou de son producteur.

C’est lui qui gère ses plannings ainsi que son contrat. Vous devez aussi intégrer dans votre organisation toute la partie technique du spectacle ou du concert. Cela implique également la prise en charge des hébergements, des restaurations, ainsi que les déplacements des artistes. 

Définir le budget pour le spectacle ou le concert

En organisant un spectacle ou un concert, vous devez définir un budget prévisionnel. En effet, les dépenses sont nombreuses : location du lieu, location du matériel technique, rémunération des artistes, restaurations, hébergements, assurances, et bien d’autres. N’hésitez pas à vous informer sur les éventuelles subventions possibles afin de soulager votre budget. Vous pouvez aussi effectuer la recherche de mécénats ou sponsors. 

Les démarches administratives pour l’organisation d’un spectacle ou un concert

En organisant un spectacle ou un concert, vous êtes soumis à certaines obligations légales. En effet, l’organisation d’une manifestation culturelle nécessite la réalisation de plusieurs démarches administratives. Il est bon de savoir que la loi permet à un particulier ou à une association loi 1901 d’organiser un spectacle ou un concert, même si elle ne dispose pas d’une licence d’entrepreneur de spectacle.

Cependant, cela est valable uniquement si vous organisez moins de six représentations par an. Il vous suffit juste de faire une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la DRAC de votre région au moins un mois avant le spectacle ou le concert. Si vous envisagez de recevoir plus de 1500 participants, vous devez réaliser une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture.

C’est aussi le cas, si vous organisez un événement sur la voie publique. La souscription à une assurance couvrant les personnes, les biens et les locaux est obligatoire. Et enfin, vous devez aussi penser à la sécurité de l’événement que vous organisez. Faire appel à un service d’ordre est nécessaire si l’événement réunit plus de 1500 personnes. En revanche, le service de secours n’est pas obligatoire pour les événements de petite ampleur. 

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